5 dicas de sucesso para um controle de documentos efetivo em sua empresa
Mantenha a sua empresa organizada com o controle de documentos efetivo seguindo as dicas que preparamos para você
Todas as empresas, independente do porte e do segmento, precisam se preocupar com a organização, principalmente quando falamos de documentação.
Afinal, regra geral, todas as atividades empresariais internas e externas geram documentos importantes e que precisam ser armazenados corretamente para evitar perdas e garantir maior segurança das informações e dos dados da empresa e dos clientes.
Dessa forma, o controle de documentos não pode ser negligenciado pelos gestores, sendo uma atividade de grande importância para empresa, devendo, portanto, ser realizada de forma efetiva.
Por isso, no artigo de hoje, nós, do Escritório Brasil de Contabilidade, vamos ensinar como manter um controle de documentos efetivo, evitando a desorganização em sua empresa.
Acompanhe!
O que é o controle de documentos?
O controle de documentos pode ser definido como um conjunto de ações, processos e tarefas realizadas com o objetivo de organizar e gerenciar toda a documentação da empresa, a fim de que os documentos se mantenham seguros, acessíveis e organizados.
Dessa maneira, um efetivo controle de documentos ajuda a sua empresa a manter a organização, além de trazer maior segurança e facilitar o acesso a toda a documentação, evitando perdas, atrasos, quebra de sigilo de informações etc.
Vamos entender um pouco mais sobre a sua importância a seguir.
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Qual a importância de realizar o controle de documentos em sua empresa?
Imagine a seguinte situação: você precisa declarar o Imposto de Renda da pessoa jurídica, mas não consegue encontrar as notas fiscais, os recibos de compra e venda e outros documentos importantes para realizar a declaração.
Você precisará recuperar as informações contidas nesses documentos e, caso não consiga, poderá ter uma série de problemas com a Receita Federal, como o pagamento de multas e até mesmo correr o risco de responder por crime de sonegação fiscal.
Isso significa que é de extrema importância manter o controle de documentos para manter a organização, a segurança e o fácil acesso a documentação, bem como a verificação, a revisão e a validação das informações contidas em cada um desses documentos.
Sendo assim, dentre os principais benefícios do controle de documentos efetivo, podemos citar:
- Manter documentos corretos e confiáveis;
- Realizar o armazenamento correto e seguro dos documentos;
- Proteger as informações da empresa e dos clientes;
- Conseguir atender às normas e às demandas de clientes;
- Evitar erros de informações e de preenchimento;
- Economia de tempo para acessar os documentos necessários;
- Eliminação de perdas e danificações de documentos;
- Aumento da produtividade.
Quais são os riscos de não realizar o controle de documentos?
Como já foi falado anteriormente, o controle de documentos é uma atividade de extrema importância para a organização e segurança da empresa. Desse modo, não realizá-la pode custar muito caro para o seu empreendimento.
Por isso, separamos os principais problemas causados pela falta do controle de documentos efetivos. São eles:
- Preenchimento incorreto de documentos;
- Perda e/ou danificação de documentos;
- Falta de segurança e possibilidade de quebra de sigilo;
- Dificuldade para encontrar documentos importantes;
- Possibilidade de atrasar na entrega de documentos e de declarações importantes para a empresa;
- Desorganização da empresa, podendo gerar perda de clientes, queda da lucratividade etc.
Agora que você já sabe o que, de fato, é o controle de documentos, a sua importância e os riscos de não realizá-lo, é hora de entender como realizar esse controle de forma efetiva, não é mesmo? Diante disso, continue conosco e confira o próximo tópico!
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Como realizar um controle de documentos de forma efetiva?
Para realizar o controle de documentos de forma efetiva, é necessário realizar uma série de ações. Separamos, no artigo de hoje, as principais dicas para que você consiga realizá-lo em sua empresa. São elas:
1. Separe os documentos por categorias
Para um controle efetivo, é importante saber como e onde localizar cada um dos documentos, não é mesmo? Dessa forma, é fundamental separar a documentação por categorias, como fornecedores, clientes, setor financeiro, setor fiscal, funcionários etc.
2. Descarte os documentos desnecessários
É comum haver documentos repetidos e vencidos que só estão ocupando espaço e atrapalhando a organização devida. Por isso, é importante realizar o levantamento dos documentos, analisando cada um deles e eliminando os que são desnecessários para a empresa.
3. Estabeleça uma padronização
É importante que você mantenha um padrão na documentação que vai desde a sua elaboração até a forma de armazenamento. Mas lembre-se, esse padrão precisa ser compartilhado e compreendido por todos os colaboradores. Assim, será mais fácil armazenar e localizar esses documentos quando for necessário.
4. Mantenha os documentos atualizados
É de extrema importância que você mantenha os documentos atualizados. Para tanto, é necessário revisar, alterar e registrar as mudanças devidas para que essas mudanças não causem problemas para a realização dos processos empresariais.
5. Utilize a tecnologia a seu favor
Uma das melhores formas de realizar o controle de documentos efetivo é através da digitalização de documentos e da utilização de sistemas de gestão específicos para realizar o gerenciamento de documentos, mantendo o armazenamento em nuvem e criando os devidos backups.
Conte com o Escritório Brasil de Contabilidade para manter sua empresa organizada!
Como você pôde observar, são muitas as ações necessárias para realizar o controle de documentos de forma efetiva e manter a sua empresa organizada.
A boa notícia é que você não precisa passar por todo esse processo sozinho. Afinal, nós, do Escritório Brasil de Contabilidade, estamos aqui para prestar todo o suporte de que a sua empresa precisa.
Estamos há mais de 12 anos no mercado prestando serviços de excelência nas áreas contábil, fiscal, financeira e trabalhista para empresas de diferentes portes e segmentos.
Dessa maneira, temos a expertise e a experiência necessária para auxiliar no processo de controle e de organização de documentos, bem como em tudo o que envolve a contabilidade da sua empresa.
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